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Conservazione a Norma - Adempimenti del 12 ottobre 2015

La scadenza del 12 ottobre 2015 comporta per tutte le Pubbliche Amministrazioni l' obbligo di conservare informaticamente il registro giornaliero di protocollo e trasmetterlo “entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione digitale, garantendone l’immodificabilità del contenuto” (D.P.C.M. del 03/12/2013Regole Tecniche sul Protocollo Informatico).

Il mancato adempimento di tale obbligo implica la violazione dei requisiti minimi di sicurezza del sistema di protocollo informatico, come sancito dall’articolo 7 del D.P.C.M 03/12/2013, di cui risponde personalmente il responsabile preposto alla gestione documentale.

E' pronta la nostra proposta per la fornitura del servizio di Conservazione a Norma a cui devono ricorrere obbligatoriamente gli Enti Pubblici per la custodia dei documenti informatici. Scrivendo a: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. sarà possibile ricevere una proposta tecnico economica costruita su misura per le proprie esigenze.

Richiedi maggiori informazioni

ImmagineCosì come già fatto da Alphasoft abbiamo individuato in CREDEMTEL S.p.A. il partener tecnologico capace di garantire una alta qualità del servizio in virtù dell' esperienza maturata da decenni al servizio di Banche, Aziende e Pubblica Amministrazione.

La proposta della MEM Informatica sarà pertanto imperniata su tre aspetti pricipali:

  • Installazione/formazione;
  • Canone annuale;
  • eventuale aumento di spazio (espresso in Gb).

Su quest'ultimo elemento (aumento di spazio) è importante evidenziare il fatto che non si tratta di un mero aumento di "spazio disponibile sul server" come avviene in ambito di gestione dei siti web, ma di un auomento di documenti conservati, con tutte le caratteristiche di sicurezza e garanzia che ne conseguono.

Dobbiamo considerare che la gestione di flussi documentali informatizzati richiede necessariamente l'implementazione e la gestione di un sistema di Conservazione Digitale conforme alla normativa vigente, costantemente tenuto in piena efficienza e aggiornato sia a livello normativo che funzionale. Tale sistema deve essere gestito sotto la direzione del Responsabile della Conservazione, figura attualmente regolamentata dal d.p.c.m. 3 dicembre 2013. Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione deve essere svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Tale ruolo può essere in particolare assunto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

GEDCONS–PA, la conservazione digitale in outsourcing

GEDCONS-PA è un insieme di servizi progettati appositamente per supportare le Pubbliche Amministrazioni negli adempimenti connessi alla conservazione digitale dei propri documenti informatici (alleggerendole di tutte quelle attività tecnologiche, organizzative e procedurali difficilmente gestibili da soggetti non esperti e specializzati. In particolare, rispetto ad una soluzione "in house", la gestione della conservazione in outsourcing genera una significativa riduzione dei costi di avvio e di gestione poiché evita o riduce drasticamente gli oneri relativi a:

  • Software e dispositivi hardware dedicati (sistemi di storage, firme digitali, marche temporali etc.) permettendo di modulare i costi sulla base delle reali esigenze e dell'effettivo utilizzo;
  • Costi per la formazione del personale addetto al processo di conservazione;
  • Giornate di consulenza per la predisposizione del sistema e del manuale di conservazione.

Soluzione Fortemente Integrata

Al fine di rendere la soluzione altamente usabile ed abbattere i costi di gestione MEM Informatica e Credemtel hanno costruito una soluzione altamente integrata ed estremamente trasparente per la Pubblica Amministrazione.
Tutti flussi documentali che il Responsabile della Conservazione dovrà inviare al sistema di conservazione (Pacchetti di Versamento) saranno creati e firmati digitalmente all'interno dei sistemi applicativi di MEM Informatica/Alphasoft.
I pacchetti di versamento verranno inviati in modalità sicura al sistema di conservazione Credemtel, e saranno consultabili sia attraverso accesso diretto all'archivio sia attraverso i sistemi MEM Informatica/Alphasoft attraverso tecnologia web-service.

Ruolo DI Responsabile della Conservazione interno

I principali compiti del Responsabile della Conservazione dell'amministrazione pubblica sono:

  • Definizione un'adeguata organizzazione interna che garantisca la piena osservanza delle disposizioni normative in tema di gestione documentale e delle procedure da osservare per la corretta formazione, emissione e sottoscrizione dei documenti informatici destinati alla conservazione digitale in conformità alle regole tecniche definite dal Codice dell'Amministrazione Digitale;
  • Predisposizione e sottoscrizione del Manuale della Conservazione;
  • Gestione dei documenti informatici e dei metadati ad essi associati necessari ai fini della conservazione e successiva ricerca degli stessi;
  • Produzione del pacchetto di versamento;
  • Invio al sistema di conservazione di Credemtel dei documenti informatici (pacchetti di versamento) da sottoporre a processo di conservazione;

Ruolo di Responsabile del processo Esterno

I principali compiti affidati al Responsabile del servizio di Conservazione Credemtel, sono:

  • Creazione e verifica dei pacchetti di Archiviazione e Distribuzione;
  • Chiusura del pacchetto di Archiviazione mediante l'apposizione della Firma Digitale e della Marca Temporale;
  • Produzione di eventuali duplicati e copie informatici richiesti dall' amministrazione pubblica;
  • Monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • Manutenzione costante dell'archivio e gestione dei backup;
  • Adozione di adeguate misure per sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione;

Servizi propedeutici alla conservazione

MEM Informatica e Credemtel forniranno i seguenti servizi propedeutici alla conservazione:

  • Supporto al R.D.C. dell'amministrazione pubblica per la predisposizione del Manuale della Conservazione(*);
  • Presa in carico e controllo dei documenti ricevuti dalla P.A.;
  • Memorizzazione sicura dei documenti ricevuti dall' amministrazione pubblica nell'arco temporale che precede la loro conservazione;
  • Supporto alla produzione del pacchetto di versamento e suo invio al sistema di conservazione;
  • Generazione del rapporto di versamento;

Richiedi maggiori informazioni

(*) All'interno del servizio GEDCONS-PA Base verrà proposto un Manuale della Conservazione standard. Eventuali richieste di consulenza per la modifica dello stesso saranno quotate a parte.

Testo di presentazione del servizio a cura di CREDEMTEL.