Il 7 giugno 2021 è una data importante per le PA, in quanto cambiano le regole tecniche in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

In tale data entreranno in vigore le nuove Linee Guida AgID, approvate con determinazione dirigenziale n. 404 del 09/09/2020, che andranno:

• ad aggiornare le regole tecniche concernenti la formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;
• ad incorporare in un unico provvedimento le regole tecniche e le circolari in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Per la predisposizione delle Linee Guida, AgID ha preso in considerazione la velocità dell’innovazione, ragion per cui le stesse garantiranno un adattamento costante ai cambiamenti imposti dall’incessante rivoluzione digitale.
Di qui la scelta di prevedere un testo “statico” che contenga la base normativa della materia (le Linee Guida) e una serie di “allegati” i cui contenuti più “flessibili” potranno adeguarsi agevolmente all’evoluzione tecnologica.
Gli Allegati, che rispetto al passato, risultano essere molto più corposi ed articolati, sono sei:

1. Glossario dei termini e degli acronimi;
2. Formati di file e riversamento;
3. Certificazione di processo;
4. Standard e specifiche tecniche;
5. Metadati;
6. Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.

Dal 7 giugno 2021, le PA, i gestori di pubblici servizi, le società a controllo pubblico, nonché i privati, ove non diversamente previsto, dovranno formare i loro documenti esclusivamente in conformità alle citate Linee Guida ed ai suoi Allegati in quanto saranno abrogati:

• il DPCM 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”;
• il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.

Per quanto concerne il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo informatico”, a partire dalla data di applicazione delle Linee Guida, saranno abrogate tutte le disposizioni fatti salvi gli articoli 2, 6, 9, 18 (commi 1 e 5), 20 e 21.

Viste queste importanti novità, è auspicabile che le PA rivedano le loro politiche di formazione, gestione e conservazione documentale ed in primis che conformino il proprio Manuale di Gestione documentale a quanto statuito dal paragrafo 3.5. delle Linee Guida AgID 2020, nonché il Piano per la sicurezza informatica, ad esso allegato, così come disposto dai paragrafi 3.4. e 3.9. delle stesse.

Per le PA, il Manuale di Gestione documentale rappresenta lo strumento che detta le linee guida per la corretta gestione documentale dell'Ente e assume un ruolo fondamentale sia internamente che esternamente all'Ente. Il Manuale, infatti, permette a quest’ultimo di rendere pubbliche le proprie scelte in tema di gestione documentale, condividerle con i cittadini e renderle vincolanti per tutti coloro (interni ed esterni) che scambiano documenti con l'Ente stesso.

Il Piano per la sicurezza informatica è parte integrante del Manuale di Gestione e dovrà tenere conto delle:

• misure di sicurezza predisposte dall’AgID e dagli altri organismi preposti;
• disposizioni in materia di protezione dei dati personali in linea con l’analisi del rischio fatta;
• indicazioni in materia di continuità operativa dei sistemi informatici predisposti dall’AgID.

A questo proposito, MEM Informatica, in collaborazione con l’avvocato Natalia Deplano, ha realizzato una proposta finalizzata alla redazione del Manuale di Gestione Documentale e del Piano per la sicurezza informatica, alla fornitura di tutti i servizi necessari ed alla formazione del personale dell’Ente.

La proposta si può riassumere nei seguenti punti:

• Manuale di Gestione Documentale
• Il servizio prevede l’invio, tramite posta elettronica, della check list al cliente, la cui compilazione è demandata al cliente stesso che potrà beneficiare, qualora riscontrasse delle difficoltà, dell’ausilio degli operatori di MEM Informatica. La check list compilata dovrà essere rispedita a MEM Informatica che provvederà alla redazione del Manuale e degli Allegati. In questa fase non è prevista la redazione del Piano di Sicurezza Informatica e del Manuale di Conservazione;
• Piano per la Sicurezza Informatica
• MEM Informatica fornisce ai Clienti la consulenza e la formazione necessarie alla predisposizione del Piano, la proposta è la seguente:
  - Compilazione del piano di sicurezza informatica (ricognizione informatica + redazione relazione informatica + piano di sicurezza);
  - Invio tramite posta elettronica della check list riguardante la situazione logistica e organizzativa la cui compilazione è demandata al cliente stesso. Successivamente la check list sarà utilizzata per la compilazione del Piano per la sicurezza informatica;
  - Intervento di un tecnico informatico per la valutazione ed il controllo degli elaboratori. A seguito della ricognizione sarà predisposta la relazione informatica che farà parte integrante del Piano per la sicurezza informatica.
  In questa fase non è prevista la redazione del Manuale di Conservazione.
• Formazione del Personale
• Con la formazione, il personale riceverà gli strumenti per interpretare ed applicare la nuova disciplina in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Oggetto dell'incontro formativo saranno le nuove Linee Guida AgID, nonché il DPR 445/2000, il Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature – Regolamento UE n. 910/2014), il D.Lgs.82/2005 (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale). Si affronteranno argomenti quali, ad esempio, le fasi della gestione documentale, la classificazione, la fascicolazione, il documento informatico, le firme elettroniche, il protocollo informatico, la conservazione documentale.

Consulta il Curriculum e le Esperienze lavorative dell'avvocato Natalia Deplano.

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