Era quasi un spauracchio per la maggior parte dei piccoli enti italiani, la "scadenza del 12 agosto 2016". Eppure c'erano 18 mesi di tempo da quando il DPCM 13 novembre 2014 introduceva le "Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni".
Non era semplice però operare questa rivoluzione interna agli enti, necessità di adeguamento dei software, formazione del personale e, forse l'aspetto più importante, il dover modificare dei processi lavorativi ormai stratificati da decenni, risultano a mio parere, i principali ostacoli alla realizzazione di questa immensa trasformazione pro-digitale. Va comunque riconosciuto che difficilmente presso tutte le amministrazioni si è completato quel percorso organizzativo che dovrebbe portare a compiere una serie di obblighi:
- predisposizione del manuale di gestione documentale;
- predisposizione del manuale della conservazione documentale;
- predisposizione del regolamento per la pubblicazione dei documenti on line;
- definizione delle regole di validazione del documento e del suo processo di creazione e di apposizione delle firme elettroniche;
- mappatura dei processi e gestione dei documenti informatici;
- monitoraggio degli strumenti di ricezione delle istanze (protocollo);
- interoperabilità dei dati contenuti nelle banche dati;
- creazione del protocollo generale;
- analisi di ulteriori sistemi per eventuali protocolli particolari e verifica delle loro caratteristiche;
- adozione di sistemi di archiviazione documentale;
- creazione del modello organizzativo di conservazione dei documenti.
Ora si aggiunge un nuovo elemento, un parere favorevole reso dalla Commissione Affari interni Costituzionali (i cui parerei vengono sempre accolti dal Governo), al decreto legislativo che modifica il Codice Unico dell'Amministrazione Digitale, in data 3 agosto, dice, al punto 17: "al fine di garantire l'aggiornamento delle regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, si disponga la sospensione dell'efficacia del Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 13 novembre 2014 per un tempo congruo all'emanazione di nuove regole tecniche pienamente conformi alle disposizioni del Codice".
Nessuna data di una nuova scadenza, ma un rinvio a tempo indeterminato dell'efficacia delle regole tecniche. E' ragionevole pensare che arrivi una ufficializzazione di questo rinvio da parte del Governo. Non è ragionevole farlo, a mio parere. L'impegno richiesto alle pubbliche amministrazioni era certamente gravoso, ma valeva la pena iniziare. Abbiamo già avuto esperienze simili, in occasione dell'introduzione della fattura elettronica, si è partiti con molte difficoltà, ma oggi, a regime, si vedono i frutti positivi per amministrazioni ed imprese.
Nello stesso modo, sarebbe stato utopia pretendere che dal 13 agosto tutta la documentazione fosse stata emessa in digitale e poi conservata a norma, ma un periodo di transizione, anche di due anni, avrebbe consentito a tutti di andare a regime. Adesso tutto si sposta in avanti di X anni e dobbiamo attendere le nuove regole del CAD per saperne di più.
