Così come è stato evidenziato dall'AgID (Agenzia per l'Italia Digitale) "la conservazione costituisce un fattore fondamentale per la sostenibilità del processo di dematerializzazione a garanzia che documenti e informazioni siano conservati in modo integro, autentico, accessibile e leggibile. È un processo articolato che necessita di una profonda reingegnerizzazione dei processi organizzativi interni alle PA e richiede l'impiego di figure professionali adeguatamente formate", essa pertanto, assume un ruolo di primaria importanza all'interno dell'Amministrazione.
La normativa in materia di conservazione documentale è stata profondamente innovata a seguito dell'entrata in vigore del DPCM del 3 dicembre 2013 ("Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005"), che ha stabilito dei nuovi standard ai quali ci si deve adeguare per poter realizzare una effettiva dematerializzazione nel rispetto delle norme fissate dal legislatore.