L’Agenzia delle entrate ha colto di sorpresa gli operatori pochi giorni fa annunciando che il proprio servizio di conservazione a norma delle fatture elettroniche diventa retroattivo: una decisione dagli impatti rilevanti.
L’Agenzia delle Entrate, a qualche giorno dalla scadenza del termine per la conservazione dei documenti fiscali relativi all’anno d’imposta 2019, ha reso retroattivo il proprio servizio di conservazione a norma delle fatture elettroniche. Questa situazione porta all’ordine del giorno un interrogativo che gli esperti della materia e l’Agenzia delle Entrate, prima ancora che tutti i titolari di partita IVA, dovrebbero porsi e cioè a cosa serva il processo di conservazione delle fatture elettroniche, per valutare i possibili impatti e lo scenario futuro.
La decisione dell’Agenzia delle entrate
Con un comunicato del 4 giugno 2021 l’Agenzia delle Entrate ha reso noto che è “… disponibile la nuova funzionalità di conservazione a norma delle fatture elettroniche che consente di portare in conservazione “massivamente” le fatture elettroniche transitate da SdI. È sufficiente indicare, al momento dell’adesione dell’accordo di servizio, una data antecedente a quella dell’adesione stessa. A partire dalla data indicata, infatti, verranno conservate automaticamente tutte le fatture trasmesse e ricevute dal SdI anche nei periodi in cui il servizio non era attivo. Diversamente, se non si indica la data di recupero retroattivo verranno conservate solo le fatture transitate dal SdI dal giorno successivo alla data di adesione al servizio”.
A cosa serve la conservazione dei documenti informatici
La risposta che la maggior parte degli addetti ai lavori sono portati a dare alla domanda relativa a cosa serva il servizio di conservazione è: perché così prevede la Legge. Ovviamente questa risposta non esaudisce la curiosità che dovrebbe animare qualsiasi cultore della scienza e della tecnica. Cercando di fare un passo avanti nei meandri legislativi, si potrebbe dire che il processo di conservazione risponde alle esigenze dettate dall’articolo 44, comma 1-ter del Decreto Legislativo 82/2005 (meglio conosciuto come Codice dell’Amministrazione Digitale): assicurare caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità ai documenti informatici.
Operando una analisi più incisiva delle predette caratteristiche, ci rendiamo conto che gli attributi previsti dal legislatore non sono omogenei: la autenticità, la integrità e la leggibilità sono “intrinseche” del documento, mentre la affidabilità e la reperibilità sono caratteristiche del sistema di conservazione, che trova la sua regolamentazione sempre nel citato comma 1-ter, che aggiunge che le modalità da osservare sono quelle previste nelle “linee guida” di cui al successivo articolo 71. Questo è un esempio in cui il legislatore, ben coscio della rapidità con cui la tecnologia modifica i contesti operativi, ha coniato una norma attuativa la cui regolamentazione è affidata all’AGid (Agenzia per l’Italia Digitale), che periodicamente procede agli aggiornamenti “sentiti le amministrazioni competenti e il Garante per la protezione dei dati personali nelle materie di competenza, nonché acquisito il parere della Conferenza unificata”.
Ecco quindi che ci troviamo di fronte a due requisiti, il primo oggettivo ed il secondo organizzativo. Il requisito oggettivo determina la validità del documento, il requisito organizzativo determina la validità della procedura col quale il documento può essere consultato. Riveste una fondamentale importanza il contenuto dell’articolo 43 del C.A.D. che afferma due principi, spesso non considerati.
I riferimenti normativi
Il comma 1-bis prevede che “Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, (a cui appartiene l’Agenzia delle Entrate, n.d.r.) cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso ai medesimi soggetti di cui all’articolo 2, comma 2. Le amministrazioni rendono disponibili a cittadini ed imprese i predetti documenti attraverso servizi on-line accessibili previa identificazione con l’identità digitale di cui all’articolo 64 ed integrati con i servizi di cui agli articoli 40-ter e 64-bis.”
Il comma 2 prevede che “Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali ai sensi della disciplina vigente al momento dell’invio dei singoli documenti nel sistema di conservazione.”
Giova rammentare che le Linee Guida prevedono che la conservazione di un documento informatico sia effettuata in maniera “indiretta”, ossia mediante la generazione dell’indice del pacchetto di archiviazione che contiene l’hash dei file che formano il pacchetto di archiviazione. In questo modo la integrità ed immodificabilità dei file inclusi nel pacchetto è assicurata in maniera appunto “indiretta”, dal momento che la modifica di qualunque file che compone il pacchetto di archiviazione modificherebbe il suo corrispondente hash incluso nell’indice, per cui in caso di controllo la “corruzione” sarebbe immediatamente visibile.
Gli impatti
Tirar le somme è semplice. Se il contribuente deciderà di mantenere il servizio di consultazione delle fatture elettroniche presso l’Agenzia delle Entrate, ci troviamo nella ipotesi prevista dal citato articolo 43, comma 1-bis, del C.A.D., per cui non sono non c’è alcun obbligo di conservazione, ma l’Agenzia delle Entrate ha l’obbligo di rendere disponibile i predetti documenti attraverso servizi on-line accessibili previa identificazione con l’identità digitale; se il contribuente deciderà invece di non avvalersi dei predetti servizi, l’Agenzia delle Entrate procederà alla cancellazione delle fatture elettroniche e manterrà i dati IVA (ossia la fattura elettronica senza le righe di dettaglio) e i metadati (quindi l’hash).
In questa seconda ipotesi vero è che l’Agenzia non avrà mai conoscenza del contenuto della fattura, ma avrà certamente esatta contezza di quante fatture siano state emesse e ricevute da ciascun titolare di partita IVA e sarà in possesso dell’elemento (l’hash o impronta) che consentirà di riconoscere in maniera legalmente certa se la fattura elettronica esibita dal contribuente coincida con l’originale trasmesso o ricevuto a suo tempo.
L’Agenzia delle Entrate potrebbe anche organizzare un servizio pubblico, magari accessibile anche in maniera massiva mediante API, per cui esibendo l’originale xml (o p7m se con firma Cades) della fattura elettronica, potrebbe certificare se il documento è (relativamente) autentico ed integro, ed attestare la data in cui esso è stato trasmesso e ricevuto dal sistema di interscambio. Ovviamente se in caso di accessi, ispezioni o verifiche il contribuente non esibisse le fatture elettroniche emesse e ricevute, si renderebbe autore di una grave omissione, ma se esibisse tutti i files spediti e ricevuti tramite il sistema di interscambio, l’Agenzia delle Entrate sarebbe in condizione di certificare la autenticità ed integrità dei documenti informatici
(Tratto da NetworkDigital360)
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